Hiện tại, công ty đang áp dụng một mô hình quản lý nh sau:
5
Một điều đáng nói là công ty hiện nay cha có phòng Marketing, đây có thể nói
là một điểm yếu của công ty. Trong năm 2002, công ty dự định sẽ thành lập phòng
Tổng hợp trong đó có tổ Marketing để có thể làm tốt công tác kinh doanh hiệu quả
và đúng hớng.
2) Chức năng các bộ phận trong công ty.
2.1 Giám đốc công ty Dơng Quang Thiết:
Là ngời điều hành chung các công việc của công ty, và là ngời chịu trách
nhiệm cao nhất về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trớc đơn vị chủ quản là
Tổng cục Du lịch Việt Nam và trớc toàn tập thể công ty.
2.2 Phó giám đốc công ty phụ trách tài chính kiêm giám đốc xí nghiệp lữ hành Phạm
Quang Phúc:
Là ngời trực tiếp điều hành các công việc thuộc lĩnh vực tài chính và lữ hành,
chịu mọi trách nhiệm trớc giám đốc công ty.
2.3 Phó giám đốc công ty kiêm giám đốc các khách sạn Hạ Long Đỗ Thị Bích:
Là ngời trực tiếp điều hành các công việc thuộc lĩnh vực kinh doanh khách sạn
và chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về toàn bộ kết quả mảng kinh doanh
khách sạn.
2.4 Tổ kinh tế viên (chuyên viên):
Chuyên viên là một ngạch công chức hành chính có trình độ quản lý nhà nớc ở
cấp đại học hoặc tơng đơng trở lên, làm chức năng t vấn, tham mu cho Phó giám đốc
công ty phụ trách tài chính kiêm Giám đốc xí nghiệp lữ hành trong quá trình lập kế
hoạch, soạn thảo các văn bản, đối nội, đối ngoại
Trớc đây, công ty có một bộ phận là bộ phận chuyên viên làm công tác nh
trên, nhng hiện nay, xét về mặt hiệu quả của bộ máy, công ty đã nhập bộ phận
chuyên viên vào tổ khoán và đổi tên tổ này thành tổ kinh tế viên làm công tác hành
chính, t vấn tham mu và các công tác hành chính khác.
2.5 Phòng tổ chức hành chính
Thực thi những công việc chủ yếu trong việc xây dựng đội ngũ lao động của
công ty. Thực hiện các quy chế, nội quy, khen thởng, kỷ luật, chế độ tiền lơng; thay
đổi đội ngũ, đào tạo Ngoài ra Phòng tổ chức hành chính còn đảm bảo thực hiện các
công việc văn phòng của công ty trong những điều kiện nhất định.
6
2.6 Phòng tài chính kế toán
Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty nh theo dõi ghi
chép chi tiêu của công ty theo hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của Nhà nớc,
theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty Thực hiện chế độ
báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh các thay đổi để lãnh đạo có biện pháp sử lý kịp
thời. Theo dõi thị trờng, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo
công ty.
2.7 Phòng nghiệp vụ
Tham mu cho lãnh đạo công ty các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh và hớng
dẫn các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện chủ trơng của công ty về nghiệp vụ sản
xuất kinh doanh và các công việc sản xuất kinh doanh.
2.8 Quản đốc
Quản lý trực tiếp một bộ phận sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh
khách sạn. Trực tiếp đôn đốc, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện sản xuất kinh
doanh trong công ty và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty về hiệu quả công
việc.
2.9 Các chi nhánh, trạm tại Hà Nội, Thành phố HCM, Lạng Sơn, Móng Cái
Đợc thành lập tại các địa phơng trên, là đầu mối tổ chức thu hút khách hoặc
đầu mối triển khai nhằm thực hiện yêu cầu của công ty tại các điểm du lịch; thực
hiện các hoạt động khuyếch trơng của công ty tại địa bàn; thu thập thông tin, báo cáo
kịp thời mọi thay đổi cho lãnh đạo công ty.
2.10 Tổ điều hành hớng dẫn
a) Tổ điều hành tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm
của công ty. Tổ điều hành thờng đợc tổ chức theo nhóm công việc (vé máy bay, visa,
Ôtô ) hoặc theo các tuyến điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ
yếu của công ty. Tổ điều hành có những nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc đièu hành chơng trình, cung cấp các
dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do bên thị trờng gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các ch-
ơng trình du lịch nh đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển đảm bảo các
yêu cầu về thời gian và chất lợng.
7
- Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan
(ngoại giao, hải quan ) ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ du
lịch (hàng không, đờng sắt ). Lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm đảm
bảo uy tín chất lợng.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chơng trình du lịch. Phối hợp với các công
ty gửi khách và các nha cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trờng hợp bất thờng
xảy ra trong quá trình thực hiện các chơng trình du lịch.
b) Tổ hớng dẫn căn cứ vào kế hoạch khách, tổ chức điều động bố trí hớng dẫn
viên và cộng tác viên chuyên nghiệp. Tiến hành các hoạt động học tập, bồi dỡng để
đội ngũ hớng dẫn có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, phẩm chất nghề nghiệp tốt,
đáp ứng các nhu cầu hớng dẫn của công ty. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận trong
công ty để tiến hành công việc một cách có hiệu quả nhất. Hớng dẫn viên phải thực
hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo đúng các quy định của công ty. Tổ hớng dẫn
là đại diện trực tiếp của công ty trong quá trình tiếp xúc với khách du lịch và các bạn
hàng, các nhà cung cấp. Tiến hành các hoạt động quảng cáo tiếp thị thông qua quá
trình hớng dẫn của hớng dẫn viên.
Tổ hớng dẫn đợc phân chia theo các nhóm ngôn ngữ đảm bảo thuận tiện cho
việc điều động hớng dẫn viên, và chất lợng của tour du lịch theo đối tợng khách ở các
quốc gia khác nhau.
4.11 Các tổ dịch vụ tạp vụ.
Phục vụ các dịch vụ khác nh giặt là, vận chuyển đồ đạc
4.12 Tổ bảo vệ.
Đảm bảo công tác an ninh cho công ty và các khách sạn Hạ Long. ở các
khách sạn, tổ bảo vệ có thể kiêm nhiệm vụ Doorman.
III. Thực tập tại các bộ phận.
1. Tổ lễ tân.
a) Lễ tân trung tâm.
* Diện tích phòng lễ tân trung tâm: 36m
2
.
* Trang thiết bị vật chất:
- Một vô tuyến JVC 14'.
8
- Hai dàn máy vi tính, một máy in, 2 máy Fax (preview).
- 2 máy điều hoà National.
- 2 đèn chùm.
- 4 đồng hồ treo tờng chỉ giờ tơng ứng Hà Nội, Paris, London, New York.
- Một bộ bàn ghế Sô fa(12 ghế) dành cho khách chờ.
- 2 chậu cây cảnh .
- 4 máy điện thoại bao gồm một máy phục vụ nội bộ, 1 máy tổng đài, 2 máy
nhận đặt phòng.
* Vị trí: Nằm kế bên khách sạn Hạ Long 1và sát với trụ sở công ty du lich Quảng
Ninh nên rất thuận tiện trong việc báo cáo hay nhận các luồng thông tin từ công ty.
* Số lợng nhân viên gồm 9 ngời làm việc theo 3 ca(mỗi ca 8 tiếng). Thành phần mỗi
ca làm việc gồm:
- Một nhân viên lễ tân.
- Một nhân viên phụ trách điện thoại.
- Một tổ trởng.
* Chức năng:
- Nhận đặt phòng chủ yếu là đặt trớc và đi theo đoàn
- Thông tin cho khách và các nguồn giử khách về chủng loại sản phẩm của
công ty.
- Thông báo cho bộ phận lễ tân tại các khách sạn về số lợng khách, ngày giờ
khách đến
- Cung cấp các thông tin về giá cả của các sản phẩm và các thông tin cần
thiết khác cho khách du lịch.
Khi các đoàn liên lạc đăng ký với bộ phận lễ tân trung tâm đều có yêu cầu rất
rõ ràng về việc đăng ký phòng ở khách sạn nào, phòng loại gì Sau đó bộ phận lễ tân
trung tâm lại chuyển thông tin qua các phòng lễ tân ở các khách sạn tơng ứng. Nh
vậy, việc có bộ phận lễ tân trung tâm làm cho quá trình trở nên cồng kềnh. Thay vì
đó, nếu khách đặt phòng trực tiếp đến các khách sạn có lẽ sẽ đơn giản hơn.
b) Lễ tân tại các khách sạn (cụ thể là khách sạn Hạ Long 2)
9
* Vị trí: Thờng đợc đặt tại tiền sảnh của khách sạn. Gian sảnh của khách sạn Hạ
Long 2 có diện tích khoảng 70m
2
, các trang thiết bị vật chất nh:
- 4 Đồng hồ chỉ giờ Hà Nội và 3 thành phố lớn khác là Paris, London, New
York.
- 4 đèn chùm trang trí.
- 1 bể cá cảnh.
- Bộ ghế Sofa cho khách chờ gồm 6 bàn và 24 ghế.
- Hai chậu cây cảnh.
- Các thiết bị khác nh đèn chiếu sáng, phát thanh
* Trang thiết bị vật chất của bộ phận lễ tân tại khách sạn Hạ Long 2.
- Quầy lễ tân bằng gỗ.
- 1 tủ ngăn để chìa khoá phòng khách sạn
- 1 tủ ngăn gửi đồ của khách.
- 2 máy điện thoại.
- Các thiết bị khác.
* Số lợng nhân viên: 4 ngời.
* Thời gian làm việc: 2 ca.
- 1 ca có thời gian biểu nh sau: 14 giờ chiều đến 22 giờ.
Từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau đợc nghỉ. Tiếp tục làm việc từ 6 giờ
sáng đến 14 giờ, sau đó là ca tiếp theo.
* Số lợng nhân viên trong 1 ca: 1 nhân viên.
Chức năng: Nhận đặt phòng với khách vãng lai và nhận danh sách khách đặt
phòng theo đoàn từ bộ phận lễ tân trung tâm. Thông báo lại tình hình cho bộ phận
lễ tân trung tâm để bộ phận này phân bổ phòng cho hợp lý và chính xác (rất bất
tiện vì việc này họ có thể tự làm).
Đối tợng khách chủ yếu là khách Trung Quốc, một số ít khách Đức và lác đác có
khách Anh, Pháp, Nga
Thời gian khách check in thờng từ 15h đến 16h hoặc 21h đến 22h. Thời gian
check out thờng từ 7h - 7h30' đến 9h - 10h sáng. Thời gian lu trú bình quân thờng
10
là 1 ngày. Điều này chứng tỏ khách sạn cha đáp ứng đợc nhu cầu nghỉ dỡng của
khách du lịch.
2. Các tổ nghiệp vụ buồng ( thực tập tại bộ phận buồng khách sạn Hạ Long 2).
Số lợng nhân viên trong một ca: 3 nhân viên.
Thời gian làm việc từ 8 giờ sáng, khi khách rời phòng thì bắt đầu công việc, nếu
khách ra chậm thì phải gõ cửa phòng xin phép đợc tiến hành công việc.
Chức năng: Làm vệ sinh phòng ở, thông báo tình hình phòng cho bộ phận lễ tân,
thông báo những hỏng hóc cho bộ phận quản lý để có biện pháp sửa chữa, bảo d-
ỡng.
Trang thiết bị vật chất trong 1 buồng Twin của khách sạn Hạ Long 2 nh sau:
- diện tích khoảng 20m
2
.
- 2 giờng đơn đợc phủ ga màn trắng.
- 1 tủ đựng quần áo, đồ đạc
- Ban công quay ra biển.
- 1 tủ lạnh mini Daewoo + đồ uống.
- 1 TV NEC.
- 1 đèn ngủ.
- Điện thoại.
- Máy điều hoà Toshiba.
- Gơng
- 1 bộ bàn ghế uống nớc, 1 bộ bàn ghế làm việc hoặc trang điểm.
- Tranh khảm trai.
- 2 đôi dép, 1 thùng rác.
- Nhà vệ sinh bao gồm: Lavabo, bồn cầu, vòi tắm hoa sen, bình nóng lạnh,
bồn tắm (tất cả đều có nhãn hiệu D&G - Design and Quality).
- Các trang thiết bị an toàn: Khoá chống tội phạm, bình cứu hoả, các thiết bị
báo cháy
3. Các tổ chế biến món ăn và nghiệp vụ bàn.
11
Thực hiện công việc của bộ phận bếp, chế biến món ăn theo đặt tiệc của
khách. Gồm Tổ chế biến của công ty và các tổ chế biến ở các khách sạn Hạ Long.
Đối tợng khách chủ yếu là khách Trung Quốc. Khách Nga thích ăn Âu còn
các khách nh Pháp, Trung Quốc, và các nớc khác lại thích ăn á.
Giá một bữa ăn từ 27.000 VND trở lên, khách sạn chủ yếu chỉ phục vụ 2 bữa
ăn trong ngày là ăn sáng ( từ 6h đến 8h 30') và ăn tối (18h đến 21h), bữa tra không
phục vụ vì ít khách yêu cầu.
Công suất sử dụng chỗ ngồi tới 70%. Nhà hàng của khách sạn đợc trang bị nh
sau:
- Diện tích khoảng 70 m
2
, nằm cạnh gian sảnh của khách sạn.
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất: Tổng số chỗ ngồi: 64 chỗ (ghế mềm, có bọc
đệm đỏ), 5 bộ bàn tròn mỗi bàn có 6 ghế, 4 bàn vuông đơn, mỗi bàn có 4
ghế, 3 bàn vuông ghép đôi mỗi bàn có 6 ghế, 1 bàn chờ, 1 bàn để dụng cụ,
1 tủ lạnh, 1 tủ thuốc lá. Các khăn trải bàn màu đỏ hoặc màu hồng.
Nhân viên làm việc theo 2 ca tơng tự nh bộ phận lễ tân.
4. Quầy Bar.
Phục vụ dịch vụ đồ uống cho khách ở các khách sạn. Vị trí nằm ở phòng tiền
sảnh, cạnh bàn lễ tân.
Trang thiết bị gồm tủ đồ uống với nhiều loại đồ uống khác nhau kể cả đồ uống
không cồn. Quầy bar bằng gỗ, có 4 ngế cao chân dành cho khách.
Nhân viên làm việc theo ca nh bộ phận lễ tân.
IV. Tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty.
1) Tình hình chung về các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những
năm qua.
Công ty du lịch Quảng Ninh là đơn vị kinh doanh tổng hợp, hạch toán độc lập.
Kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, công ty đáp ứng các nhu cầu về lu trú, lữ hành có
hớng dẫn viên, vận chuyển và các nhu cầu bổ sung khác của khách du lịch.
Kể từ khi đợc cấp giấy chứng nhận kinh doanh, trong điều kiện đất nớc chuyển
sang kinh tế thị trờng, công ty đã khai thác rất tốt tài nguyên du lịch Vịnh Hạ Long,
đón nhiều đoàn khách trong nuớc và quốc tế. Tuy những năm đầu còn khó khăn,
12
cùng với thời gian gần đây là khủng hoảng kinh tế tài chính Châu á, nhng công ty đã
cố gắng vợt qua và làm ăn có lãi. Trong vài năm trở lại đây, thị trờng khách dulịch
Trung Quốc bùng nổ ở Quảng Ninh, công ty đã tổ chức khai thác thị trờng này rất tốt
cả khách du lịch theo đờng bộ ( qua cửa khẩu Móng Cái) và khách du lịch tàu biển.
Công ty đã phối hợp với Saigon Tourist cùng các đơn vị khác tiếp đón thành công
khách du lịch tàu biển Super Star Leo's, đồng thời tự tổ chức tiếp đón khách du lịch
trên tàu Minerva.
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty vẫn là kinh doanh dịch vụ lu trú
với sự quản lý 4 khách sạn Hạ Long, công ty đã có những lợi thế lớn trong nhiều
năm. Tuy nhiên trong vài năm nay, việc ra đời của một số khách sạn đạt tiêu chuẩn 4
sao của các đơn vị lân cận khiến cho công ty mất dần thị phần khách du lịch có khả
năng thanh toán cao. Điều này đòi hỏi công ty phải có các biện pháp cải tạo, nâng
cấp các cơ sở lu trú của mình.
Khủng hoảng tài chính tiền tệ ở các nớc trong khu vực, cùng với sự kiện khủng
bố ngày 11/9/2001 ở Mỹ đã làm giảm đáng kể các nguồn khách du lịch quốc tế có
khả năng thanh toán cao, khiến cho các khách sạn của công ty phải liên tục hạ giá
bán. Điều này dẫn tới một việc là mặc dù công suất sử dụng buồng phòng tơng đối
cao (62% - 80%) nhng giá bán lại giảm tới gần 1/2 (từ 70 đến 80 USD xuống con 35
đến 50 USD) làm các khách sạn lỗ về giá và tỷ suất lợi nhuận của công ty không cao.
Trong năm 2002 và các năm tới, thị trờng khách du lịch ổn định trở lại có thể
làm tăng tỷ suất lợi nhuận của công ty.
2) Số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 1996 đến nay,
so sánh với kế hoạch đề ra.
(đợc trình bày cụ thể trong các biểu số liệu ở các trang tiếp)
13
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét