Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty 20-Tổng cục hậu cần bộ quốc phòng

5
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG














Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu

1.4. Các chế độ và phương pháp kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Cơng ty 20 là một đơn vị Quốc phòng với nhiệm vụ và ngành nghề kinh
doanh chủ yếu là may đo qn trang qn phục cho cán bộ chiến sĩ trung và
cao cấp trong qn đội nên cơng tác có những nét đặc thù riêng.
Trước hết, nguồn vốn chủ yếu là từ ngân sách Nhà nước. Hàng năm
Cơng ty có nhiệm vụ hồn thành chỉ tiêu trên giao và nếu có sự thay đổi trong
chế độ chính sách của Nhà nước cũng như về giá các loại vật tư đầu vào,
lương cho cán bộ - CNV thì đều phải rà sốt lại tất cả định mức của sản phẩm
để tổng hợp, tính tốn và xây dựng lại giá thành (Z) thanh quyết tốn với trên.
Sản phẩm hồn thành cung cấp cho qn đội.
Chứng từ gốc
PNK, PXK
Nhật ký chung
Sổ cái TK 152
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo ti chính
Nhật ký đặc
biệt
Bảng tổng hợp
chi tiết vật liệu
Sổ kế tốn
chi tiết TK152
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

6
Cuối năm, lên bảng cân đối kế tốn sau đó thanh tốn với trên. Tất cả
sản phẩm được thanh quyết tốn xong với cấp trên đều phải thực hiện nghĩa
vụ đối với Nhà nước và Bộ Quốc phòng theo đúng chế độ quy định hiện hành.
Tiền lương của tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty được tính
theo hệ số lương theo quy định của Nhà nước với mức lương tối thiểu hiện
nay là 350.000đ - đơn vị tính: VNĐ.
- Hệ thống sổ kế tốn của Cơng ty đang áp dụng gồm:
+ Sổ kế tốn tổng hợp: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chun dùng
(sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng) và các sổ cái
tài khoản.
+ Sổ kế tốn chi tiết, sổ chi tiết các tài khoản gồm tài khoản 152, 155…
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh căn cứ vào
chứng từ hợp pháp hợp lệ, lập định khoản kế tốn ghi vào sổ nhật ký chung
theo thứ tự thời gian, rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Các
nghiệp vụ liên quan cuối tháng từ sổ nhật ký chun dùng ghi vào các sổ cái
chứng từ cần hạch tốn chi tiết ngồi việc ghi sổ vào nhật ký chung hoặc nhật
ký chun dùng, đồng thời được ghi vào sổ kế tốn chi tiết.
Cuối tháng lập bảng báo cáo tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế tốn
chi tiết.
+ Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
+ Sau khi đã kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng
hợp số liệu chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Phòng kế tốn chịu sự chỉ đạo chung của Giám đốc và chịu sự chỉ đạo
nghiệp vụ của kế tốn trưởng.
Để quản lý tài chính của Cơng ty có hiệu quả thì phòng Kế tốn phải có
liên quan mật thiết với các phòng ban để phối hợp cùng nhau làm tốt nhiệm
vụ.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

7
PHẦN II
TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI TIẾT NGUN VẬT LIỆU
Ở CƠNG TY 20

2.1. Đặc điểm chung về ngun vật liệu sử dụng tại Cơng ty
Ngun vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có
ích của con người tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động.
Ngun liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của q trình sản
xuất (tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu
thành lên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu khơng
ngừng chuyển hố, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật
liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào q trình sản
xuất ngun vật liệu được tiêu dùng tồn bộ và dưới tác động của lao động
vật liệu khơng giữ ngun hình thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của
ngun vật liệu được chuyển dịch tồn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm
mới tạo ra.
Xét về mặt vốn: Ngun vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lao
động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, để nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn, cần tăng tốc độ ln chuyển của ngun vật liệu (cũng chính
là tăng tốc độ ln chuyển của vốn lưu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế
cao.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về ngun vật liệu thường
chiếm tỷ trọng lớn trong tồn bộ chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy nếu có sự
biến động nhỏ về ngun vật liệu thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm,
chi phí về ngun vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản
phẩm sản xuất ra. Vì vậy tiết kiệm và sử dụng ngun vật liệu một cách hợp
lý để giảm mức tiêu hao ngun vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu
hao và định mức dự trữ vật liệu là một u cầu cấp thiết của các doanh nghiệp
sản xuất.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

8
Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy ngun liệu, vật liệu có vai trò
rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch tốn ngun vật liệu.
Xuất phát từ vị trí vai trò của kế tốn trong quản lý kinh tế, quản lý
ngun vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Để đáp ứng được u cầu quản lý
về ngun vật liệu, kế tốn ngun vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện
tốt những nhiệm vụ sau:
Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các ngun tắc
u cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và u cầu quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với
phương pháp kế tốn hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép,
phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính
được giá thực tế của ngun vật liệu nhập kho. Kiểm tra đơn đốc thực hiện kế
hoạch thu mua nhằm đáp ứng kịp thời cho q trình sản xuất kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ chế độ hạch tốn ban đầu về ngun vật liệu từ khâu
lập chứng từ, ln chuyển chứng từ đến mở sổ kế tốn chi tiết.
Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử
dụng ngun vật liệu. Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc
vật liệu kém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý ngun vật liệu trong
trường hợp thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất… Tính tốn đúng số lượng
ngun vật liệu đã tiêu hao thực tế trong q trình sản xuất kinh doanh, cuối
kỳ tiến hành phân bổ giá trị ngun vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tượng sử
dụng.
Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại ngun vật liệu theo
chế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện
ngun vật liệu phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ ngun vật
liệu sao cho có hiệu quả nhất.
Sản phẩm chủ yếu của Cơng ty 20 là các loại qn trang, qn nhu phục
vụ qn đội như các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu… Ngồi ra Cơng ty
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

9
còn sản xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng như khăn mặt, tất… và gia
cơng xuất khẩu. Do đặc điểm sản phẩm của Cơng ty đa dạng phong phú về
chủng loại, kích cỡ, quy cách khác nhau như các loại vải (vải phin pêcơ, vải
mộc, vải katê…) các loại khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly…)
Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Cơng ty thì chi
phí ngun vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là ngun vật liệu chính. Vì
vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí ngun vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi
phí trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo.
Việc dự trữ ngun vật liệu của cơng ty là khơng nhiều. Đây là điều
kiện thuận lợi của Cơng ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử
dụng vốn linh hoạt hơn. Sở dĩ cơng ty dự trữ khơng nhiều nhưng vẫn ổn định
đáp ứng đủ nhu cầu ngun vật liệu cho q trình sản xuất, khơng làm gián
đoạn q trình sản xuất là do Cơng ty có một số đơn vị được chỉ định cung
cấp ngun vật liệu chủ yếu, thường xun ổn định như Cơng ty 28, dệt Hà
Nội, dệt Hà Nam… Ngồi nhưng đơn vị được chỉ định cung cấp ngun vật
liệu Cơng ty còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Thơng
thường những lơ hàng lớn thì cơng ty tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế
mua ngun vật liệu với các nhà máy. Cơng ty, xí nghiệp hoặc tổ chức thương
mại nhập ngun vật liệu từ nước ngồi về. Còn đối với các lơ hàng nhỏ
khơng đòi hỏi chất lượng và số lượng ngun vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên
thị trường thì trước khi tiến hành sản xuất Cơng ty sẽ mua ngồi thị trường tự
nhiên.
Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà ngun vật liệu của Cơng ty là
các loại vải và các phụ liệu may mặc cho nên khơng gây khó khăn cho cơng
tác bảo quản nhưng đòi hỏi cơng tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng
hạn vải để trong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục
nhủn, mối mọt…
Nhiệm vụ sản xuất của Cơng ty ngày càng được mở rộng do quy mơ sản
xuất của cơng ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hướng ngày càng mở
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

10
rộng hơn nữa. Ngồi ký kết hợp đồng may qn trang quan nhu với Tổng cục
Hậu Cần - Bộ Quốc phòng, Cơng ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất
trong nước và xuất khẩu. Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng
cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì
Cơng ty phải lo khâu đầu vào tính tốn lên kế hoạch cung ứng vật tư, mua
sắm ngun vật liệu theo kế hoạch sản xuất. Đối với hàng gia cơng thì ngun
vật liệu chính do bên u cầu gia cơng cung cấp. Cơng ty chỉ theo dõi phần số
lượng và ngun vật liệu phụ gia. Vì vậy hiện nay Cơng ty phải mở sổ theo
dõi riêng phần vật liệu gia cơng.
2.1.1. Phân loại ngun vật liệu
Ngun vật liệu của Cơng ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
về cơng dụng phẩm chất, chất lượng… Để phục vụ có hiệu quả cho u cầu
quản lý và hạch tốn cũng như hạch tốn như ngun vật liệu, kế tốn ngun
vật liệu tiến hành phân loại ngun vật liệu theo những tiêu thức nhất định.
Căn cứ vào u cầu quản lý, nội dung kinh tế và cơng dụng của ngun vật
liệu trong q trình sản xuất, tồn bộ ngun vật liệu của Cơng ty 20 được
chia thành các loại sau:
- Ngun vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Cơng ty, là
cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại như: Vải
mộc, Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ… số lượng, chủng loại vải rất phong
phú với các màu sắc khác nhau.
- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động khơng cấu thành lên thực thể sản
phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong q trình sản xuất sản
phẩm, tạo điều kiện cho q trình sản xuất được tiến hành bình thường bao
gồm: vải lót, khuy, nhãn cỡ số, khố… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu
chính để hồn thiện sản phẩm.
- Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa
như: dây curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt…
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

11
- Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong q trình sản xuất sản phẩm phế
liệu chủ yếu của Cơng ty là vải vụn các loại.
- Vật liệu khác
Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho q
trình hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu diezen, than…
Vật liệu khác: như chổi, băng dính, bao bì…
Danh điểm VL

Tên vật liệu

Đơn vị

Ghi chú

1521

Vật liệu chính

m


15211

Vải Gabađin len rêu nội K1,5

m


15212

Vải Gabađin len vàng K1,5

m


15213

Vải Bay trắng K1,5

m


15214

Vải Katê mộc K1,2

m


15215

Vải Kaki be 2520 K 1,15

m







1522

Ngun vật liệu phụ

Cuộn


15221

Chỉ T407-40/2-5000m/c

Cái


15222

Khuy đen 20 ly

Đơi


15223

Đệm vai áo sơ mi

M


15224

Chun 3cm

Đơi


15225

Ken nút







1523

Nhiên liệu

lít


15231

Xăng MOGA 92

lít


15232

Xăng MOGA 83

lít


15233

Dầu Diegen







1524

Phụ tùng thay thế


15241

Kim máy dệt

Cái


15242

Platin (Jắc) 72K

Cái


15243

Mỏ chỉ HS 31053

Cái


15244

Dây kéo go dài

Cái


15245

Vòng bi UK- 290

Cái







1525

Bao bì

Cái


15251

Túi PE 30x40

Cái


15252

Túi xách tay cơng ty

Cái


15253

Túi PE 40x60

Cái


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

12
15254

Túi PE đựng hàng LL

Cái



















THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

13
2.1.2. Đánh giá ngun vật liệu
Đánh giá ngun vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính tốn xác
định giá trị ngun vật liệu theo những ngun tắc nhất định đảm bảo tính
thống nhất và trung thực.
Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Cơng ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuất
ngun vật liệu diễn ra thường xun, giá của ngun vật liệu trong mỗi lần
nhập là khác nhau. Việc xác định đúng đắn giá trị ngun vật liệu xuất dùng
là rất cần thiết. Vì vậy Cơng ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá ngun vật
liệu và được tiến hành như sau:
a) Đối với ngun vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngồi và
vật liệu Cơng ty tự gia cơng chế biến.
- Với vật liệu mua ngồi: Cơng ty mua ngun vật liệu với phương thức
nhận tại kho của Cơng ty.
Đối với ngun vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia
tăng) theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Cơng ty
bao gồm: giá ghi trên hố đơn khơng tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua,
vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Cơng ty.
Đối với ngun vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Cơng ty bao gồm: Giá mua
ghi trên hố đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ…
từ nơi mua về đến Cơng ty.
- Với vật liệu do Cơng ty tự gia cơng chế biến thì trị giá thực tế nhập
kho vật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia cơng chế biến + chi
phí nhân cơng và các chi phí khác.
VD1.Theo Hố đơn GTGT Số 012628 Ngày 01 tháng 03 năm 2006
Cty mua Vải Bay trắng của Cty CP Hakatech Hà Nội, số tiền chưa có
thuế GTGT là: 3.168.000 đồng, thuế GTGT 10%. Cty mua vải về để
sản xuất cho sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Trị giá vốn thực tế của vải nhập kho = 3.168.000 đồng.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

14
VD2.Theo Hố đơn GTGT Số 012628 Ngày 25 tháng 04 năm 2006
Cty mua Đệm vai áo sơ mi của Cty Dệt may Hà Nội, số tiền chưa có
thuế GTGT là: 1.946.000 đồng, thuế GTGT 10%, Tổng số tiền phải
thanh tốn là : 2.140.600 đồng. Cty mua Đệm vai áo sơ mi về để dùng
cho sản phẩm khơng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Trị giá vốn thực tế của Đệm vai áo sơ mi nhập kho = 2.140.600 đồng.
b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do
Giám đốc Cơng ty quyết định.
c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của ngun vật liệu trong mỗi lần
nhập có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất
kho ngun vật liệu kế tốn tính tốn thực tế ngun vật liệu theo phương
pháp đơn giá bình qn gia quyền trước mỗi lần xuất. Theo phương pháp này
kế tốn tiến hành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất kế tốn tính tổng giá
trị ngun vật liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và tổng giá trị ngun vật liệu nhập
trong kỳ nhưng trước lần đó rồi chia ra tổng số lượng ngun vật liệu tồn đầu
kỳ và số lượng ngun vật liệu nhập trong kỳ trước lần xuất đó sẽ được đơn
giá bình qn gia quyền. Lấy đơn giá bình qn gia quyền nhân với số lượng
ngun vật liệu xuất kho lần đó sẽ được trị giá thực tế của ngun vật liệu
xuất. Nếu lần xuất đó khơng xuất hết số lượng tồn đầu kỳ và nhập trước lần
xuất đó thì số dư còn lại như tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau.
Những lần xuất sau tính tương tự như lần xuất trước.
Việc áp dụng phương pháp này cho phép theo dõi được cả số lượng và
giá trị ngun vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà khơng phải đợi đến cuối
kỳ hạch tốn mới tính giá được.
Mặc dù cơng ty tiến hành hạch tốn theo tháng nhưng cơng ty lại tính
đơn giá thực tế bình qn gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho cơng
tác kế tốn ngun vật liệu. Việc tính tốn giá thực tế ngun vật liệu xuất
kho được thực hiện trên sổ chi tiết ngun vật liệu đối với từng thứ theo
chương trình máy tính tự động.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty 20-Tổng cục hậu cần bộ quốc phòng