2. Chức năng của Giám đốc và các phòng chức năng
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản
lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, trách nhiệm
nhất định đợc bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng
quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty.
- Giám đốc: Phụ trách chung, là ngời đại diện pháp nhân của công ty, ngời
đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho
hiệu quả.
- Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm
hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng qui định
của nhà nớc. Hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty trong việc
hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòng kinh doanh để hoạt động chung của công ty
đợc hiệu quả hơn.
- Phòng Kinh doanh: giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm với tất cả
những công việc liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, quản lý cửa hàng giới thiệu
sản phẩm và văn phòng đại diện của công ty.
5
Giám đốc
P.Kỹ thuật
P.MaketingP.Kế toánP.Kinh
doanh
P.Xuất nhập
khẩu
P.Dự án
CácVPĐD
Cửa hàng GTSP
+ Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phòng kinh
doanh của công ty, thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả, là nơi cung cấp cho
phòng kinh doanh những diễn biến của thị trờng để phòng có kế hoạch điều
chỉnh cho phù hợp.
+ Văn phòng đại diện: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh của
công ty, là nơi cung cấp hàng hoá theo vùng địa lý.
- Phòng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liên quan
đến việc nhập xuất hàng hoá.
- Phòng Kỹ thuật: Đảm bảo chất lợng hàng hoá, theo dõi việc sửa chữa
hàng hoá, tiến hành bảo hành, bảo trì, lắp đặt, chạy thử, hớng dẫn sử dụng máy
cho khách hàng.
- Phòng Dự án: chịu trách nhiệm các công việc thực hiện dự án cung cấp
thiết bị cho các địa phơng.
- Phòng Marketing: nghiên cứu phát triển thị trờng, xây dựng và thực hiện
các chiến lợc quảng cáo, tổ chức tham gia các đợt triển lãm giới thiệu sản phẩm.
IV. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh
Do đặc thù kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên công tác
nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty.Yêu cầu của
khách hàng từ Phòng Kinh doanh sẽ đợc chuyển đến phòng xuất nhập khẩu.
Phòng Nhập khẩu tiến hành giao dịch với các đối tác nớc ngoài về mặt hàng,
giá cả, phơng thức vận chuyển, phơng thức thanh toán để hoàn thành các nghiệp
vụ xuất nhập hàng. Sau khi hàng đã đợc nhập về phòng Kinh doanh, Kế toán và
Kỹ thuật phối hợp để giao hàng cho khách. Khi công việc bàn giao hàng hóa kết
thúc thì Phòng Kế toán sẽ tiến hành theo dõi công nợ khách hàng.
Phần II: Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
tại công ty.
I. Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế và phân tích
các hoạt động kinh tế của công ty.
6
Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn
công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công
tác kế toán. Còn ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phòng đại diện trực
thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển
chứng từ về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Phòng kế toán của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ
kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ
phận công ty. Cuối năm Kế toán trởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công
ty.
Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ đồng thời để đảm bảo sự
lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trởng cũng nh sự chuyên môn hoá
của cán bộ kế toán, căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công
ty mà bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 ngời đều có trình độ đại học và đ-
ợc phân công công việc nh sau:
- Kế toán trởng: là ngời điều hành Phòng Kế toán với chức năng là phụ
trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đứng qui định,
chính sách của nhà nớc. Kế toán trởng còn giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng
kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các
quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và Nhà nớc về mặt quản
lý tài chính.
- Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc
thu, chi, lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, qui định và chịu trách
nhiệm trớc Kế toán trởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng.
- Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp
các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Cuối mỗi
quí lập bảng cân đối kế toán.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán lơng và BHXH: theo dõi các khoản thu
chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quĩ lơng, thởng, phụ cấp và các khoản trích
theo lơng nh BHXH, BHYT theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng.
7
Sơ đồ2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại công ty
II. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiên bản
Fast 2000 hoạt động trong môi trờng Microsoft Visual Fox 6.0. Sổ sách của
công ty đợc tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho
theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Toàn bộ công việc kế toán đợc chia làm 3 bớc chính:
- Lập và luân chuyển chứng từ
- Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển.
- Số liệu sẽ đợc đa vào các sổ tơng ứng. Máy sẽ thực hiện các bút toán tổng
hợp và đa vào các sổ kế toán.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán
thanh toán,lương
Thủ quỹ kế toán
ngân hàng
8
Sơ đồ1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty
III. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở công ty
1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hợp lý chứng từ kế toán giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hợp pháp,
hợp lý tài sản, tiền vốn của đơn vị, tạo cơ sở cho việc tổ chức ghi sổ các nghiệp
9
Chứng từ gốc (bảng
TH chứng từ gốc)
Sổ quỹ
Sổ (thẻ)
hạch toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo kế toán
Bảng TH
chi tiết
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
vụ kinh tế và lập các chỉ tiêu báo cáo kế toán trên hệ thống các biểu mẫu kế
toán
Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:
- Xây dựng chủng loại và số lợng bản chứng từ.
- Tổ chức lập chứng từ và tiếp nhận chứng từ.
- Tổ chức kiểm tra luân chuyển và sử dụng chứng từ.
- Tổ chức lu trữ, bảo quản chứng từ.
2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số
1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng tài chính đã sửa đổi và bổ sung.
Do đặc thù kinh doanh của công ty nên công ty đã áp dụng tất cả các tài khoản
trong hệ thống tài khoản trừ các tài khoản sau
TK 121/221 Đầu t tài chính ngắn hạn/ dài hạn
TK 128 Đầu t tài chính ngắn hạn khác
TK 136 Phải thu nội bộ
TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK 161 Chi sự nghiệp
TK 213 Tài sản cố định vô hình
TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang
TK 228 Đầu t bất động sản
TK 315 Đầu t tài chính
TK 414 Quỹ đầu t phát triển
TK 441 Nguồn vốn XDCB
TK 515 Doanh thu tài chính
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
TK 627 Chi phí sản xuất chung
Ngoài ra công ty còn mở các TK chi tiết để thuận tiện cho việc ghi sổ:
- TK 112Tiền gửi ngân hàng đợc chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2 và
cấp 3 nh sau:
10
TK1121 Tiền gửi ngân hàng bằng tiền VN
TK 1122 Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
TK 11211 Tiền gửi ngân hàng bằng tiền USD
TK 11212 Tiền gửi ngân hàng bằng tiền EUR
TK 11213 Tiền gửi ngân hàng bằng tiền JPY
- TK133 Thuế GTGT đầu vào đợc chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2 và
cấp 3 nh sau:
TK 1331 Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá
TK 13311 Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ
TK 13312 Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu
TK 1332 Thuế GTGT đầu vào của tài sản
- TK 333Các khoản phải nộp cho Nhà nớc đợc chi tiết thành các tiểu
khoản cấp 2 và cấp 3 nh sau:
TK 3331 Thuế GTGT phải nộp
TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
TK 3333 Thuế xuất nhập khẩu
TK 33331 Thuế xuất khẩu
TK 33332 Thuế nhập khẩu
3. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán.
Cuối mỗi năm kế toán phải lập báo cáo tài chính và gửi đến Chi cục thuế
Đống Đa và phòng thống kê quận Đống Đa. Các báo cáo tài chính gồm có Bảng
Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, L-
u chuyển tiền tệ, Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, bảng cân
đối phát sinh.
4. Các phơng pháp kế toán chủ yếu
- Phơng pháp tính thuế GTGT
Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Cuối mỗi tháng kế toán sẽ kê thuế GTGT phải nộp theo tờ khai thuế GTGT
dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế hàng tháng do
cơ quan thuế qui định
11
- Phơng pháp tính thuế TNDN& các loại thuế khác.
+ Đối với thuế TNDN: Công ty phải nộp thuế TNDN với thuế suất 28%
của thu nhập trớc thuế. Kế toán căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hàng
hoá, dịch vụ của năm trớc để kê khai và nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
cho Cục thuế Hà Nội chậm nhất ngày vào 25 tháng 01 năm sau.
+ Đối với thuế nhập khẩu: Công ty nộp thuế xuất nhập khẩu theo từng lô
hàng. Kế toán theo dõi từng lô hàng và nộp thuế chậm nhất 40 ngày tại chi cục
thuế trên địa bàn cảng lấy hàng kể từ ngày nhận đợc thông báo của Cơ quan hải
quan.
- Phơng pháp hạch toán ngoại tệ.
Công ty hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế. Tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán căn cứ vào tỷ giá hối đoái thực tế của
Ngân hàng nhà nớc qui định.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho .
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Kế toán chi tiết: theo dõi sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho. Kế toán chi tiết vào
sổ chi tiết hàng hoá dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất. Thủ kho cũng dựa trên
phiếu nhập, phiếu xuất để vào thẻ kho. Số liệu ở sổ chi tiết hàng hoá phải khớp
với thẻ kho.
Kế toán tổng hợp: theo dõi sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn. Hàng ngày kế
toán tổng hợp số liệu từ những chứng từ ghi sổ. Sau đó từ chứng từ ghi sổ sẽ vào
sổ cái TK 156 Hàng hoá.
Công ty tính giá nhập theo giá CIF và tính giá xuất theo giá bình quân gia
quyền.
- Phơng pháp hạch toán TSCĐ.
Công ty chọn phơng pháp đờng thẳng để tính khấu hao TSCĐ của công ty
nh sau:
+ Kế toán căn cứ vào qui định trong Chế độ quản lý, sử dụng, trích khấu
hao tài sản cố định ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC để xác
định thời gian sử dụng của tài sản cố định.
12
+ Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho tài sản cố định
theo công thức dới đây:
Mức trích khấu hao TB hàng năm của TSCĐ= Nguyên giá TSCĐ /Thời
gian sử dụng.
IV. Tổ chức công tác kế toán cho một số phần hạch toán chủ yếu.
1. Tổ chức hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng.
.Hạch toán chi tiết.
a. Chứng từ kế toán:
+ Bảng chấm công: theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng
việc, nghỉ BHXH, là căn cứ tính và trả lơng, trả BHXH cho ngời lao động. Cuối
tháng bảng chấm công đợc chuyển về phòng kế toán.
+ Bảng thanh toán tiền lơng, thởng, BHXH: là căn cứ thanh toán lơng, phụ
cấp cho ngời lao động và là căn cứ để thống kê về lao động và tiền lơng của
công ty. Bảng thanh toán lơng, thởng, BHXH phải đợc kế toán trởng duyệt và
làm căn cứ chi tiền lơng và đuợc lu tại phòng kế toán.
b. Trình tự hạch toán
Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng chấm công lập bảng thanh toán lơng,
thởng, BHXH theo hình thức trả lơng, trả thởng đã thoả thuận với ngời lao động
trong hợp đồng lao động.
Tổ chức hạch toán tổng hợp
a. Tài khoản sử dụng:
TK 334 Phải trả công nhân viên
TK 338 Các khoản trích theo lơng
TK 6426 Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 911Doanh thu
TK 111Tiền mặt
13
b. Phơng pháp hạch toán
1. Thanh toán thu nhập cho ngời lao động
2. Tiền lơng, tiền thởng trích vào kinh phí.
Trích theo tiền lơng của nhân viên tính vào chi phí
c. Trình tự hạch toán
Từ bảng thanh toán tiền lơng, thởng, Bảo hiểm xã hội, Kế toán tổng hợp nhập
số liệu vào máy. Số liệu sau đó sẽ chạy vào các sổ cái TK 334, 338, 111 và kết
chuyển vào chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6426.
2. Tổ chức hạch toán thanh toán với ngời bán:
2.1 Hạch toán chi tiết
a. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập
- Phiếu chi
- Lệnh chuyển tiền.
- Hợp đồng kinh tế
b. Trình tự hạch toán
Kế toán thanh toán nhập vào máy phiếu nhập, phiếu chi. Số liệu sẽ chạy
vào sổ hạch toán chi tiết thanh toán TK 331 đối với từng ngời bán.
2.2 Hạch toán tổng hợp
a. Tài khoản sử dụng
1
2
14
TK 111
TK 334,338
TK 642(6)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét