Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

2.5. NVL khác:
Là những loại vật liệu khơng thuộc những loại trên như phế loại thu hồi
trong thanh lý tài sản cố định
Nhìn chung, trong cơng tác phân loại vật liệu do u cầu quản lý kinh
doanh của doanh nghiệp, NVL cần được phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn như trong
NVL chính, NVL phụ thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt.
3. Đánh giá NVL.
3.1. Khái niệm: Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL
theo ngun tắc nhất định nhằm đảm bảo u cầu chân thực và thống nhất.
Trong hạch tốn NVL thì NVL phải được tính theo giá thực tế (giá gốc), trong
đó nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì
trong giá vật liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu DT tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ thì giá thực tế NVL khơng bao gồm thuế GTGT.
Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lượng
nhiều, lớn vậy để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của việc hạch tốn ghi sổ kế
tốn thì các đối tượng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế tốn. Các
loại chứng từ này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra,
giám sát tình hình biến động tăng giảm của NVL.
Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có người tiến hành kiểm
tra (số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách ) sau đó lập phiếu nhập kho
(FNK). Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho cho số vật
tư đó sau đó FNK được chuyển lên phòng kế tốn, tại đây kế tốn sẽ căn cứ
vào FNK và chứng từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho số vật
liệu đó.
Nói chung, các loại chứng từ hạch tốn NVL có thể bao gồm các loại
chứng từ sau:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
* Hố đơn (liên 2) + Phiếu nhập kho (FNK) + phiếu chi (với các khoản
chi cho NVL mua ngồi có thể là các giấy báo nợ ngân hàng )
*Biên bản cấp, gióp vốn bằng NVL + FNK (cho NVL được cấp, góp)
* Biên bản, hợp đồng vay NVL + FNK (cho NVL đi vay).
* Biên bản kiểm kê NVL
* Biên bản đánh giá lại NVL.
* Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất (FXK) và các
chứng từ khác có liên quan.
3.2. Tính giá NVL
3.2.1. Tính giá thực tế nhập kho NVL
Trong hạch tốn NVL thường NVL nhập về được tính theo giá thực tế
(giá gốc) cụ thể:
- Giá thực tế của vật liệu mua ngồi bao gồm: giá mua ghi trên hố đơn
của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) cộng các chi phí liên quan thu
mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi ) và trừ đi các
khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng.
- Giá thực tế NVL được cấp, góp: giá thực tế là giá thoả thuận do các
bên xác định cộng thêm các khoản chi phí (vận chuyển, lưu kho, lưu bãi ) do
DN bỏ thêm (nếu có).
- Giá thực tế NVL đi vay: Giá thực tế là giá vay (trường hợp vay quy ra
tiền) thêm các chi phí (nếu có) hoặc giá thực tế tương đương thị trường của
NVL đó (nếu trường hợp vay bằng hiện vật).
- Giá thực tế NVL được biếu tặng là giá thực tế NVL tính theo giá thị
trường tương đương.
- Giá thực tế với phế liệu: Giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán ra
được thị trường chấp nhận.
3.2.2. Xác định giá thực tế xuất kho cho NVL xuất kho.
Khi có NVL xuất kho sử dụng, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động của
từng doanh nghiệp, tuỳ theo u cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
kế tốn có thể sử dụng một trong các phương pháp sau, song việc sử dụng
phương pháp nào đòi hỏi sự nhất qn với phương pháp đã chọn trong suốt cả
kỳ, nếu có sự thay đổi phải có lý do, giải thích rõ ràng.
* Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính
bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho. Nghĩa
là , giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu
xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một
số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thường áp dụng cho các DN có
số chủng loại vật tư ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp và điều kiện giá cả ổn
định và khơng thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản như hố chất, thực
phẩm.
* Phương pháp nhập sau xuất trước.
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho được tính
bằng giá thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho. Nghĩa
là, giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu
xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một
số NVL mua vào sau cùng. Phương pháp này thường áp dụng cho các DN có
số chủng loại vật tư ít, số lần nhập xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn
định và khơng thích hợp cho NVL có thời gian bảo quản như hố chất, thực
phẩm.
* Phương pháp nhập sau xuất trước:
Theo phương pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần được tính
bằng giá thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho.
Nghĩa là, giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược
lại phương pháp nhập trước xuất trước. Nhìn chung, phương pháp này đặc
biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát.
* Phương pháp giá đơn vị bình qn:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được
tính theo giá trị bình qn (bình qn cả kỳ dự trữ, bình qn cuối kỳ trước
hoặc bình qn sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế của NVL; xuất mỗi lần trong kỳ
=
Số lượng NVL xuất;cho lần đó
*
Giá đơn vị; bình qn

Trong đó:
Giá đơn vị; bình qn
=
Error!

Phương pháp này tuy tốn nhiều cơng sức khi tính tốn nhưng độ chính
xác cao, phản ánh được tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn. Tuy
nhiên, phương pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ vì
thế phải phụ thuộc vào chứng từ. Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hố đơn)
của NVL đó chưa về vì thế nó sẽ ảnh hưởng nhiều tới giá thực tế xuất của
NVL.
* Phương pháp giá hạch tốn.
Để giải quyết tình huống phương pháp giá đơn vị bình qn trên thì giá
hạch tốn là giá NVL được biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại
giá ổn định trong kỳ, được ghi sổ trong cả kỳ. Cuối kỳ, kế tốn sẽ tiến hành
điều chỉnh từ giá hạch tốn sang giá thực tế.
Cơng thức:
Giá hạch tốn của NVL; xuất mỗi lần trong kỳ
=
Số lượng NVL; xuất lần đầu
*
Giá hạch tốn; đơn vị

Trong đó giá hạch tốn đơn vị thường được chọn là giá kế hoạch hoặc
giá thực tế NVL đó tồn đầu kỳ cuối kế tốn xác định giá thực tế xuất của
NVL xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thơng qua hệ số giá.
Giá thực tế xuất của; NVL xuất trong kỳ
=
Giá hạch tốn NVL; đó xuất trong kỳ
*
Hệ số; giá

Trong đó:
Hệ số;giá
=
Error!

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Hệ số giá có thể cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tùy
thuộc vào u cầu và trình độ quản lý. Phương pháp này đơn giản để làm,
phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ.
* Phương pháp trực tiếp.
Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo từng lơ và đơn
chiếc hay giữ ngun từ lúc nhập vào cho tới lúc xuất dùng:
Giá thực tế xuất của NVL; xuất kho mỗi lần
=
Giá thực tế nhập của NVL đó chính; theo hiện vật đã xuất

Với phương pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích
danh của vật liệu đó. Do vậy phương pháp này còn gọi là phương pháp đặc
điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các
loại NVL có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất khơng cao.
II. KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT LIỆU.
Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lý hạch tốn
tốt q trình tổ chức cơng tác hạch tốn NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách
kế tốn, tài khoản phải phù hợp với phương pháp kế tốn hàng tồn kho của
DN nhằm ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng như
sự biến động tăng giảm NVL trong q trình sản xuất kinh doanh đồng thời
cung cấp số liệu kịp thời phục vụ cho cơng tác tập hợp chi phí, tính giá thành
sản phẩm. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
đầu vào, tình hình thanh tốn với người bán, tình hình sử dụng vật liệu trong
sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy thực hiện hạch tốn chi tiết NVL chính là
thực hiện quy trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
1. Khái niệm hạch tốn chi tiết NVL.
1.1. Hạch tốn chi tiết NVL: là cơng việc ghi chép hàng ngày tình hình
biến động về số lượng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho, từng danh điểm
và tồn bộ DN, hạch tốn chi tiết NVL được tiến hành đồng thời ở kho, phòng
kế tốn DN nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế tốn, giữa
sổ sách và hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Do đó sư liên hệ, phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi
tiết giữa kho và phòng kế tốn đã hình thành nên các phương pháp hạch tốn
chi tiết NVL. Khi thực hiện một phương pháp hạch tốn chi tiết NVL phải sử
dụng sao cho phù hợp với đặc điểm, u cầu quản lý của DN, trình độ nghiệp
vụ của thủ kho, kế tốn mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Hiện nay, trong
các DN nước ta thường sử dụng một trong ba phương pháp hạch tốn chi tiết
vật liệu:
+Phương pháp ghi thẻ song song
+ Phương pháp sổ đối chiếu ln chuyển
+ Phương pháp sổ số dư.
1.2. Các phương pháp hạch tốn chi tiết vật liệu
1.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song:
Theo phương pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lượng còn ở
phòng kế tốn ghi cả số lượng và giá trị NVL. Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho
theo phương pháp này được mở làm 2 thẻ là thẻ kho và thẻ hạch tốn chi tiết.
Trong đó thẻ kho do thủ kho thực hiện và phản ánh vật tư theo thước đo hiện
vật còn thẻ hạch tốn chi tiết do kế tốn chi tíêt vật liệu thực hiện và phản ánh
cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật. Quy trình ghi thẻ có thể được diễn ra
như sau:
+) Ở kho:
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ như FNK, FXK nhập
xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho của vật tư đó theo số lượng thực nhập, thực
xuất. Cuối kỳ, cuối tháng cộng tổng số nhập, tổng số xuất để tính ra số tồn
kho. Thủ kho phải thường xun theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ
sách với số tồn kho hiện vật thực tế sau khi đã ghi chép vào thẻ kho. Thủ kho,
sau khi ghi chép vào thẻ kho tiến hành sắp xếp lại chứng từ nhập xuất, lập
phiếu giao nhận chứng từ gửi về phòng kế tốn nhằm đối chiếu số liệu với thẻ
hạch tốn chi tiết của kế tốn.
+) Ở phòng kế tốn DN:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK) và hố đơn mua
hàng của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch tốn chi tiết của vật tư đó sau
khi đã kiểm tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tương ứng của từng
kho về số lượng, giá trị. Cuối kỳ, cuối tháng kế tốn tổng số nhập, tổng số
xuất tính ra số tồn cho mỗi thứ vật tư trên thẻ hạch tốn chi tiết của nó. Sau
khi tổng song mang đối chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra hàng tổng
hợp nhập, xuất, tồn kho trên cơ sở số liệu đã ghi trên thẻ kho, thẻ hạch tốn
chi tiết, bảng tổng hợp này sau đó mang đi đối chiếu với kế tốn tổng hợp sổ
cái tài khoản NVL (TK 152). Có thể nói đây là phương pháp có ưu điểm là
ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhưng lại có nhược điểm việc ghi
chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế tốn vì thế nó
khơng thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật tư nhiều. Theo phương
pháp này, trình tự của nó có thể được biểu diễn như sau:










Ghi hàng ngày: ; ghi hàng kỳ: ; Đối chiếu
Sơ đồ phương pháp ghi thẻ song song
1.2.2. Phương pháp sổ số dư:
Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng
danh điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tương tự như việc ghi chép thẻ kho
trong phương pháp ghi thẻ song song. Còn đối với phòng kế tốn chỉ theo dõi
FNK
FXK
Thẻ kho Thẻ hạch tốn chi tiết
Bảng tổng
hợp nhập
xuất, tồn
kho
Kế tốn
tổng hợp
tài khoản
NVL
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Phương pháp này kết hợp
chặt chẽ hữu cơ giữa hạch tốn nghiệp vụ với hạch tốn kế tốn. Quy trình
diễn ra của phương pháp này có thể ghi như sau:
+) Ở tại kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng
ngày và tính ra số tồn kho cuối kỳ. Sau khi đã ghi chép trên thẻ kho thì thủ
kho phân loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau
đó lập phiếu giao nhận chứng từ theo từng nhóm vật liệu giao cho kế tốn.
Cuối tháng, căn cứ vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ liệu số dư. Sổ
số dư thường dùng cho cả năm và sau khi đã ghi song sau đó sổ số dư được
gửi về phòng kế tốn DN.
+) Ở tại phòng kế tốn DN:
Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ tính giá và lập bảng luỹ kế
nhập, luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu. Trên cơ sở bằng luỹ kế nhập, xuất,
tồn các số liệu được lấy ra kế tốn tiến hành lập bảng nhập – xuất – tồn kho
cho NVL đồng thời kế tốn dùng số liệu trên bảng này để đối chiếu số liệu
trên sổ số dư (theo nhóm vật liệu). Cơng việc giao nhận chứng từ thường
được thực hiện định kỳ 3, 5, 7 ngày trong một kỳ.
Nhìn chung phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ được khối lượng
ghi chép hàng ngày của kế tốn vì kế tốn chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày
và theo từng nhóm. Cơng việc kế tốn được giàn đều trong tháng tạo điều
kiện cung cấp tài liệu kịp thời cho lãnh đạo DN đồng thời nó cũng thực hiện
được việc kiểm tra, đối chiếu thường xun của kế tốn với kho và đảm bảo
được tính chính xác cho số liệu. Tuy nhiên, nó cũng có những nhược điểm là
số liệu kế tốn là tập hợp theo nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp
sai sót trong số liệu thì việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều
khó khăn. Vì thế, phương pháp này chỉ thích hợp vận dụng cho các DN sử
dụng nhiều chủng loại vật tư và hàng ngày vật liệu có biến động tăng giảm
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
nhiều. Ngồi ra nó cũng đòi hỏi trình độ kế tốn phải tương đối khá. Quy
trình phương pháp sổ số dư có thể được biểu diễn theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch tốn chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư:








1.2.3. Phương pháp đối chiếu ln chuyển
Theo phương pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lượng từng
danh điểm vật liệu và tương tự như việc ghi chép ở các phương pháp trên.
Quy trình của nó diễn ra như sau:
+) Ở phòng kế tốn DN:
Dùng số đối chiếu ln chuyển để hạch tốn số lượng, số tiền theo từng
thứ vật liệu và theo từng kho trong DN, phòng kế tốn sau khi nhận được các
chứng từ nhập xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các bảng kê
nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho, trên cơ sở số
lượng và giá trị nhập, số lượng xuất từng thứ vật liệu đã tổng hợp được kế
tốn sẽ ghi vào đối chiếu ln chuyển. Mỗi thứ vật liệu sẽ được ghi một dòng
và được tính ra tồn kho cuối tháng (việc ghi này chỉ cần ghi một lần vào cuối
tháng) cuối tháng kế tốn dùng số liệu trên sổ đối chiếu ln chuyển để đối
chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Sổ đối chiếu ln chuyển dùng cho cả năm theo từng kho, từng thứ vật
liệu. Phương pháp này có ưu điểm là giảm được khối lượng ghi chép cho kế
tốn do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhưng vẫn có nhược điểm còn ghi
trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế tốn. Cơng việc dồn vào cuối tháng
FNK
FXK
Thẻ kho Sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng lũy kế N – X - T
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Kế tốn
tổng hợp
NVL
(TK152)
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
do đó số liệu cung cấp sẽ khơng thể kịp thời. Quy trình phương pháp này có
thể biểu diễn như sau:







Sơ đồ hạch tốn chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu ln
chuyển.

III. KẾ TỐN TỔNG HỢP NVL.
1) Các phương pháp hạch tốn NVL.
Để hạch tốn NVL và các loại hàng tồn kho, kế tốn DN có thể sử dụng
phương pháp hạch tốn kê khai thường xun hay phương pháp kiểm kê định
kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của
DN, vào u cầu cơng tác quản lý và trình độ của cán bộ kế tốn.
1.1. Phương pháp hạch tốn kê khai thường xun.
Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,
giảm NVL một cách thường xun, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng
loại hàng tồn kho hay NVL. Phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước
ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, đối với các DN có nhiều chủng loại
vật tư, hàng hố có giá trị thấp, thường xun xuất dùng, xuất bán mà áp dụng
phương pháp này sẽ tốn nhiều cơng sức. Dù sao, phương pháp nay có độ
chính xác cao và cung cấp thơng tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập
nhật.
1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ:
FNK
FXK
Thẻ kho
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu ln chuyển
Bảng kê xuất
Kế tốn
Tổng hợp
NVL (TK 152)
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam